وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب من أهم الوظائف المطلوبة في سوق العمل. والتي تحتاج لتجهيزات وتدريبات عند التقدم للوظيفة, وذلك لأن المتقدم لهذه الوظيفة يجب أن يتمتع بمهارات عديدة, بالإضافة إلى الخبرات العلمية والعملية.
فما هي وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب، وما هي المهارات المطلوبة عند المتقدم للوظيفة، وماهي الصعوبات والضغوطات التي تواجهك في هذ العمل؟. وكيف يمكن التغلب عليها, وما هي النصائح والوصايا التي يجب الالتزام بها عند التقدم إلى الوظيفة؟
ما هي السكرتارية؟
مصطلح السكرتارية يعني حافظ الأسرار، وهو مأخوذ من المصطلح الإنجليزي “secret” بمعنى السر. ويعني هذا المصطلح الشخص الذي يهتم بتنفيذ جميع المهام المتعلقة بالأعمال داخل المكتب الإداري. من تنظيم المعاملات والاجتماعات ومقابلة الزوار وأرشفة الملفات. علاوة على ذلك، حفظ المعلومات والمستندات، بكل أمانة وسرية في العمل.
ما هو الفرق بين وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب؟
إدارة المكاتب: مسؤول عن جميع العمليات الخاصة بتنظيم الأعمال في المكتب أو الشركة، وهو صلة الوصل بين المدير وباقي الأجهزة العاملة في الشركة.
السكرتارية: مسؤول عن جميع الأمور المتعلقة بمكتب المدير، من رد على الهاتف واستقبال الزوار وتلقي الرسائل البريدية، ومتابعة أمور السفر.
المواصفات المطلوبة في المتقدم لوظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب
أهم ما يميز هذه الوظيفة أنها تحتاج لشخص لديه العديد من المهارات في مجالات متعددة، سنتعرف الآن على أهم الصفات الشخصية والصفات العلمية والصفات العملية المطلوب توافرها:
الصفات الشخصية:
- الثقة بالنفس: من أهم الصفات الشخصية التي تتطلب وجودها عند الشخص المسؤول عن متابعة متطلبات المدير، فيمكنه متابعة الأعمال وتوجيه المدير للعديد من الأمور.
- الأمانة: كما ذكرنا سابقاً السكرتير الخاص يطلع على أكثر الأمور السرية في العمل، لذلك عليه أن يتصف بالسرية والتكتم على جميع المعلومات التي يعرفها.
- اللباقة: السكرتير هو مرآة المؤسسة التي تتواصل مع العملاء، فيجب أن تكون على مهارة عالية في فن الاتيكيت وحسن التصرف في جميع المواقف.
- الذكاء والفطنة: صفات لا يمكن اكتسابها من الخبرة العملية فقط، بل تحتاج للحس الفني الذي يجعل الشخص يتصرف بشكل صحيح في جميع الأزمات التي قد يتعرض لها، وهي من أهم المعايير التي يحتاجها المدير لتوظيفك.
- حسن المظهر: الاهتمام بالشكل الخارجي له أهمية كبيرة في هذه الوظيفة.
- الدقة والالتزام بالمواعيد.
الصفات العلمية:
- الحصول على دراسة جامعية معتمدة.
- يفضل استخدام أكثر من لغة.
- القدرة على التواصل مع العملاء.
- دورات تدريبية وتاهيلية.
- دورات استخدام برامج الحاسوب.
المهارات العملية:
- السرعة في إنجاز العمل.
- تحمل ضغط العمل.
- القدرة على حفظ البيانات.
- استقبال العملاء والتواصل معهم.
- مهارة الطباعة والكتابة.
المهام الوظيفية المطلوبة
- متابعة البريد الصادر والوارد: من خلال تلقي الرسائل والرد على العملاء وحفظ المعلومات المهمة وإرسال الرسائل للموظفين وإبلاغ الإدارة بكل جديد.
- الرد على الاتصالات وتدوين الملاحظات: تكون بحوزة السكرتارية أجندة خاصة بتدوين الأرقام المهمة للرجوع لها عند اللزوم، وتدوين المواعيد التي تم الاتفاق عليها مرفقة بالاسم والموعد.
- تنظيم جدول المواعيد: مثل تنظيم مواعيد الاجتماعات الخاصة بالمدير، كي تتناسب مع جدول أعماله ووضع الحلول ومراسلة العملاء عندما يطرأ أمر جديد أو اضطر لإلغاء الاجتماع.
- الاهتمام برحلات العمل والسفريات: من خلال حجز تذاكر الطائرة، الاهتمام بمواعيد الندوات والاجتماعات في الخارج، وقد يحتاج للسفر مع طاقم العمل.
ما هي أنواع السكرتارية؟
تختلف الوظائف المطلوبة حسب طبيعة العمل، وحسب نوع السكرتارية التي يتخصص بها، يمكن أن نذكر بعض الأنواع: السكرتارية الخاصة (الشخصية)، السكرتارية القانونية، السكرتارية العامة، السكرتارية الطبية، السكرتارية الالكترونية.
نصائح مهمة عند التقدم لوظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب.
- السيرة الذاتية: تشتمل السيرة الذاتية على مجموعة من البيانات والمعلومات الخاصة بقدراتك العلمية ومهاراتك، يجب إعدادها بشكل مرتب ومعلومات صحيحة.
- يفضل وضع صورة شخصية ورقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني.
- إضافة الشهادات التي حصلت عليها وسنة التخرج.
- إضافة الدورات التدريبية التي حصلت عليها بعد التخرج.
- اللغات والبرامج.
- المهارات والقدرات.
- الخبرات السابقة.
- الملاحظات والتوصيات.
كيف تستعد لأسئلة مقابلة السكرتارية؟
أولاً: عليك أن تعرف أكثر الأسئلة التي تتكرر في مقابلة عمل وظيفة السكرتارية وتجهز نفسك لها مسبقاً:
التحضير لأسئلة المقابلة: في مقابلة العمل الخاصة بوظيفة السكرتارية يتم طرح مجموعة من الأسئلة الموجهة لك، بغرض التعرف على مهاراتك في حسن الرد وطريقة الإلقاء، وكيفية التعامل مع مجموعة من الظروف التي قد تتعرض لها.
عرف عن نفسك؟
يتم طرح هذا السؤال للتعرف على مهاراتك وخبراتك السابقة، لذلك يجب أن تقوم بتحضير إجابة مسبقة والتدرب عليها قبل الحضور المقابلة. كي لا تتوتر عند البدء بالحديث، لذلك عليك تحديد الأفكار الأساسية التي ستتحدث عنها، حاول إيجاد نقاط القوة لديك، مثل عملك سابقاً، والشهادة التي حصلت عليها.
لماذا اخترت العمل في مهنة السكرتارية في شركتنا؟
تحدث عن مميزات هذه المهنة، وأهم القيم والمبادئ التي تؤمن بها. إياك أن تقول الغرض من العمل هو الحصول على المال، فأصحاب العمل يحتاجون لشخص طموح يحب تطوير نفسه وتحسين قدراته.
ماهي البرامج والتطبيقات التي تستطيع العمل عليها:
تحدث عن الدورات التي تم ارفاقها في السيرة الذاتية، كي تظهر مدى صدق المعلومات التي قدمتها. ومن أهم البرامج المطلوبة في هذه المهنة برامج office, excel, word, power point.
ماهي نقاط ضعفك؟
احذر من إجابة لا يوجد، إجابتك ستدل على عدم الصدق والإدراك، حاول الإجابة عن شيء لا يتعلق بالعمل وعقب بأنك تحاول تخطي هذا الشيء. تحدث عن مشكلة حدثت معك في عمل سابق وكيف قمت بالتعامل معها؟ هذا السؤال سيعطي فكرة لدى صاحب العمل عن مدى خبرتك الفعلية وسوف يجعله يقرر توظيفك إذا قمت بإقناعه.
ثانياً: يجب عليك معرفة أهم الأمور التي تساعدك في الحصول على وظيفة السكرتارية:
- الانضباط والالتزام في المواعيد: يجب أن تذهب للمقابلة قبل الموعد، لتلاشي حدوث أمر قد يجعلك تتأخر عن المقابلة، وهذا سيترك انطباع سلبي اتجاهك بالإضافة لزيادة التوتر لديك. الذهاب مبكراً والجلوس سيعطيك جرعة من الراحة والطمأنينة.
- المظهر الأنيق: اختيار الملابس الرسمية، والألوان الهادئة، هذا يؤثر على النظر الذي يعتبر الأداة الأولى للتقييم. علاوة على ذلك، مظهرك هو الذي يحدد الانطباع الأول.
- تسريحة الشعر بصورة أنيقة بعيدة عن الأسلوب الصبياني الذي يعطي انطباع سلبي عن شخصيتك التي تحتاج مهارة تحمل المسؤولية.
- طريقة الجلوس الهادئة والبعد عن التصرفات التي تشعر من حولك أنك متوتر، فالذين يجلسون أمامك لديهم خبرة في لغة الجسد.
- جمع معلومات عن الشركة: يساعدك في معرفة الهدف الأساسي والتركيز في الإجابة على تلبية الرغبات المطلوبة لتحقيق الفائدة لهذه الشركة.
- فن التحدث والإنصات: تحدث عندما يطلب منك، احذر أن تقاطع أحد أثناء الحديث.
- نبرة الصوت واضحة.
خاتمة
في الختام نتمنى لك التوفيق، إذا شعرت أن مهاراتك وخبراتك تحتاج إلى تدريب وتطوير في مجال السكرتارية. فنحن نقدم أقوى دبلوم مهني على يد خبراء في هذا المجال وبشهادة معتمدة من الغرفة التجارية بأبها وباعتماد جمعية ريادة الأعمال بجامعة الملك سعود. لمعرفة المزيد من المعلومات حول الدبلوم، اضغط هنا.