ما هي إدارة الجودة الشاملة؟
هي فلسفة إدارية، تهدف إلى دمج جميع الوظائف التنظيمية (خدمة العملاء، التمويل، التصميم، الإنتاج، التسويق)، للتركيز على تلبية احتياجات العميل والأهداف التنظيمية، علاوة على ذلك تحقيق عوائد أعلى في المبيعات والاستثمار. تؤكد الدراسات الحديثة أن المنظمات يجب أن تهدف جاهدة لتحسين هذه العمليات باستمرار. وفقًا لاستطلاع حديث أجرته مجموعة Temkin، يمكن للشركات التي تكسب بالفعل مليار دولار أن تكسب 700 مليون دولار إضافية في ثلاث سنوات من خلال الاستثمار في تحسين الجودة وإرضاء العملاء. هذا هو السبب في أن المنظمات بحاجة إلى إدارة الجودة، فهي تساعد في تحقيق نجاح طويل الأمد من خلال تحسين الجودة.
٨ مبادئ لإدارة الجودة الشاملة
إن أساليب وتقنيات الإدارة، تختلف من شركة الى أخرى، بينما لا يوجد نهج واحد متفق عليه، فإن مفهوم إدارة الجودة الشاملة الأكثر شيوعاً يركز على ٨ مبادئ لإدارة الجودة، وهي كالتالي:
١- إرضاء العملاء
من أولى مبادئ إدارة الجودة الشاملة هو التركيز على إرضاء العملاء، لأنهم البنية الأساسية في تحقيق أقصى ربح والوصول للأهداف المرجو تحقيقها. علاوة على ذلك إن العملاء هم الذين يحددون جودة المنتج واستمراره في السوق. بالتالي عندما تفهم ما يحتاجه وما يريده عملائك، سيكون لديك فرصة أفضل في التحسين والوصول الى الأشخاص والعمليات المناسبة لتلبية توقعاتهم واحتياجاتهم.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- وائم أهداف مؤسستك مع رغبات واحتياجات العملاء
- ابحث عن توقعات عملائك واحتياجاتهم
- وظف إدارة عملاء قوية
٢- التحسين المستمر
لا يمكن أن تحدث الكفاءة العالية ورضا العملاء في يوم واحد، حيث أن السوق مكان متغير باستمرار، تتغير فيه الاتجاهات وتتطور المتطلبات ويغير العملاء رأيهم، البقاء في طليعة هذه التغييرات ليس بالمهمة السهلة. التحسين المستمر هو هدف تحتاجه جميع الأعمال لمتابعته على الدوام. يتعلق أمر التحسين المستمر في إدارة الجودة الشاملة، بتعزيز أدائك وتحسين معرفتك والاستجابة لتغيرات السوق المستمرة، تذكر دائماً أن الأهداف النهائية للتحسين المستمر يجب أن تتوافق دائمًا مع أهداف مؤسستك.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- تشجيع الابتكار لتحسين العمليات.
- ضع التحسين المستمر كهدف قابل للقياس للموظفين.
- تشجيع الموظفين على مواكبة السوق وأخذ دورات تدريبية لتعلم كل ما هو جديد.
٣- نهج العملية في إدارة الجودة الشاملة
الالتزام بالعمليات أمر بالغ الأهمية في إدارة الجودة الشاملة، حيث يضمن الالتزام بالعمليات، اتخاذ الخطوات المناسبة في الوقت المناسب، لضمان تسريع الإنتاج وخفض التكاليف.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- قم بإنشاء خطة عمل واضحة ومرئية، حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤية الأنشطة المحددة والتي يجب إكمالها بسهولة لتحقيق النتيجة المطلوبة.
- اعمل على تحليل وقياس للأنشطة الحالية، لمعرفة نقاط القوة والضعف وأين يمكن إجراء تحسينات.
- يجب أن تقيم التأثير الذي أحدثته عملياتك على العملاء والموردين وجميع أصحاب الخدمة.
- استخدم أدوات الجودة الشاملة لتحديد المسؤوليات والأدوار بشكل واضح للموظفين، حتى يعرف الجميع من يفعل، ماذا يفعل، في أي وقت.
٤- الاستراتيجية والتنظيم
يساعد فهم وتحديد العمليات وإدارتها وتنظيمها على تبسيط العمل. الفكرة هي التأكد من أن فريقك يهتم بالمهام المهمة؛ بهذه الطريقة، يمكنك زيادة الكفاءة العامة للعمل وتجنب الوقت الضائع، في نهج منظم وفق إدارة الجودة الشاملة.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- حاول تحسين عملياتك باستمرار.
- قم بترقية مواردك كلما لزم الأمر ، لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
- قم بتدريب موظفيك بما يكفي لمساعدتهم على إكمال مهامهم بشكل مستقل في هذه العملية.
- إنشاء التحسين المستمر كمقياس يمكن للموظفين قياسه.
- تقدير كل عملية تحسين وابتكار؛ صرف مكافأة للموظفين عندما يكون ذلك ممكناً.
٥- صنع القرار
القرارات الإدارية الأكثر فاعلية دائمًا ما تولد من خلال جمع وتحليل البيانات، العمليات الافتراضية تأتي مع عدم اليقين، ليس للافتراضات قيمة في عالم الأعمال. يمكّنك جمع البيانات على نطاق واسع والتدقيق المناسب من إصدار أحكام سليمة. علاوة على ذلك يمكن أن تساعد القرارات المدروسة في ازدهار العمل على المدى الطويل، يمكنك أيضًا تعديل قراراتك السابقة، بناءً على عملية تحليل البيانات الفعلية.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- استخدم فقط البيانات الموثوقة والدقيقة.
- كن حذرًا من الطرق التي تستخدمها للحصول على البيانات.
- قارن استنتاجاتك والبيانات التي توصلت إليها بخبرتك وحكمك.
٦- التزام الموظفين
لزيادة المبيعات أو زيادة الإنتاجية، تحتاج إلى أن يلتزم موظفوك بالكامل، إنهم بحاجة إلى تبني رؤية وأهداف المنظمة، لتجهيزهم لتحقيق أهدافهم في مدة زمنية محددة، يحتاجون إلى تدريب شامل وإعطائهم الموارد المناسبة وفق إدارة الجودة الشاملة.
كيف يضيف هذا المبدأ قيمة لمنظمتك؟ كلما كان موظفوك أكثر سعادة، كلما أرادوا العمل معك لفترة أطول، كما سيتحملون مسؤولية مهامهم ويشاركون في نشاطات حل المشكلات والابتكار الفعال.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- إعطاء التقدير أينما كان ذلك مستحقًا ؛ سيؤدي ذلك إلى بناء الثقة في موظفيك وتأكد أنهم يشعرون بالتقدير.
- حفز موظفيك على تقييم جودة أعمالهم ومساهماتهم وقم بتشجعهم على إجراء تعديلات.
- كن دقيقا عندما تنقل ما تطلبه من كل موظف؛ أي يجب عليك أن تتأكد من أن الفكرة وصلت للموظف بالشكل المطلوب.
- امنحهم فرصًا كبيرة للتعلم والنمو؛ مساعدتهم على تعزيز كفاءتهم وثقتهم.
- الحفاظ على بيئة آمنة للموظفين، حيث يمكنهم مناقشة تحدياتهم ومخاوفهم.
٧- النظام المتكامل في إدارة الجودة الشاملة
إذا كانت مؤسستك تبحث عن ميزة عن المنافسين في السوق، فمن المهم جداً أن يكون لديك نظام متكامل. كيف يمكنك انشاء نظام متكامل؟ يجب أن تكون جميع الأقسام في مؤسستك متصلة ببعضها البعض، مثل اتصال أعضاء جسمك. يجب أن يكون الموظفين لديهم فهم كامل للسياسات والأهداف والمعايير والعمليات للشركة، علاوة على ذلك يمكن أن تساعدك الأنظمة المتكاملة في تحديد مجالات التحسين بسهولة.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- تأكد من أن ثقافة عملك تعطي الأولوية للجودة على الكمية المطلوبة.
- توفير التدريب المناسب للموظفين الذين يحتاجون إلى إتقان العمليات الجديدة.
- الاستفادة من تحليل العملية كما هو.
٨- الاتصال
الاتصال له دور لا غنى عنه في نجاح الأعمال، إذا كانت خطة الاتصال الخاصة بك بدائية، فمن المحتمل أن تفشل عملياتك. حيث يحتاج كل موظف في المنظمة إلى فهم واضح للاستراتيجيات والخطط المستخدمة في الشركة لتحقيق الأهداف المرجوة. يعزز هذا المبدأ العلاقة بين الإدارات ومعنويات الموظفين والثقة بهم. كما يساعد أيضًا في قياس نجاح عملياتك وسياساتك الحالية.
لتنفيذ هذا المبدأ قم بالتالي:
- حاول أن تشرك موظفي في عملية صنع القرار، فهذا يجعلهم يشعرون بالثقة بأنفسهم، ويعزز ولائهم وانتمائهم للشركة، ويشعرون بتقدير الشركة لهم.
- تأكد من وجود قناة اتصال رسمية تبقي الجميع على اطلاع، لا ينبغي لأحد أن يفوت التحديثات والتغييرات الهامة التي تحدث في الشركة
فريق عمل بوابة المدربين والمستشارين العرب.
مواضيع قد تهمك: