فن الإتيكيت والبروتوكول والمراسم, ترتبط هذه المصطلحات بشكل مباشر مع مفهوم العلاقات العامة. من خلال استخدام قواعد ومبادئ فن الإتيكيت والبروتوكول, تستطيع بناء ثقة وترابط في العلاقات الدولية والفردية، وفرض الاحترام من خلال تعاملك الراقي الذي يتوافق مع العادات والتقاليد. فما هي أهم الخصائص التي يجب أن تتوفر في شخصيتك؟ وماهي قواعد التعامل الدبلوماسي؟ ومتى يمكنك التخلي عن فن الإتيكيت. وما هو تعريف الاتيكيت والبروتوكول، وما هو الفرق بين الاتيكيت والبروتوكول، سنتعرف على جميع الأسئلة خلال هذه المقالة.
مفهوم العلاقات العامة
العلاقات العامة هي المبادئ والأنشطة التي يتم استخدامها من قبل الجهات المعنية في التواصل والتفاعل، من أجل التأثير وبناء الثقة وإظهار الأداء المطلوب الحصول عليه، ويتم اتباع منهج علمي مدروس باستخدام أدوات الادارة من تخطيط وتنفيذ وتقييم.
تنقسم العلاقات إلى علاقات خارجية وداخلية:
العلاقات الخارجية: تتمثل في العلاقات بين الدول وبين الجمهور خارج المؤسسة.
العلاقات الداخلية: تتمثل في العاملين داخل المؤسسة، ومن المهم إنشاء علاقة وطيدة معهم، من أجل ضمان تحسين الأداء في العمل.
بعد التعرف على مفهوم العلاقات العامة يجدر بك السؤال الآن، ما هي العوامل التي أدت إلى ظهور علم يهتم في هذه المهمة وما هي أهمية هذا العلم الذي اهتم به العنصر البشري منذ القدم.
عوامل أدت لضرورة استخدام العلاقات العامة في المؤسسات:
- التقدم والتطور التكنولوجي والتعليمي.
- زيادة الوعي الثقافي لدى الأفراد الحاجة لتحقيق حاجاتهم ورغباتهم.
- زيادة التنافس بين المؤسسات، فتحاول كل مؤسسة التأثير على الفرد وزيادة التواصل معه، لبناء الثقة بينهم وبين الجمهور.
- انتشار التعليم الذي ساعد في معرفة أهمية علم فن العلاقات العامة وظهور علوم خاصة به، مثل فن الإتيكيت والبروتوكول.
- ظهور وسائل اتصال متعددة للتواصل مع الجمهور.
- الحاجة لمهنة العلاقات العامة في جميع المجالات الحكومية والصناعية والعسكرية والقانونية…. الخ.
أهمية العلاقات العامة
- زيادة الثقة وتقبل التغيرات الطارئة.
- بناء علاقة ودية سليمة تزيد من امكانية التوصل وتقبل الآراء.
- حل النزاعات والوقاية من الوقوع في المشاكل غير المرغوب بها من خلال التعامل بشكل دبلوماسي.
- بناء سمعة طيبة بين المؤسسة والجمهور لزيادة الرغبة في التعامل مرة أخرى.
- سهولة التواصل والتعامل في المؤسسات الضخمة من خلال وجود بدائل.
- الدعم السياسي والاجتماعي في المؤسسة.
- دعم الرأي العام.
بعد التعرف على أهمية العلاقات العامة يمكنك الآن التعرف على أهم الوسائل التي يمكن استخدامها لبناء علاقة جيدة أهمها فن الإتيكيت. وما هو الفرق بين تعريف الاتيكيت والبروتوكول.
فن تعلم الاتيكيت
الإتكيت مصطلح كلمة فرنسية، مرادفها البطاقة وتم إطلاقها على هذا المصطلح، لأنه كانت البطاقات الفرنسية في أحد العصور مزودة بمجموعة من التعليمات التي يجب أن يتصرف بها المدعو عند الحضور، فقد تحتوي المعلومات على نوع اللبس، طريقة الجلوس، الوقت المحدد للحضور، والعديد من التعليمات الخاصة بالمناسبة.
أما في العربية فهي تعني الذوق الرفيع والسلوك المهذب، وقد استخدم هذا المصطلح منذ زمن بعيد في المناسبات الرسمية ومجالس السلاطين والرؤساء.
وتعريف الإتيكيت في وقتنا الحالي:
حسن التعامل مع الآخرين واحترامهم واحترام النفس وفن التصرف في المواقف التي تتعرض لها، فتظهر شخصيتك وأسلوبك الجميل والمهذب في التعامل حسب العادات والتقاليد.
من التعريف نستنتج أن القواعد التي نتحدث عنها قد تختلف من شعب إلى آخر، لذلك كمتخصص في العلاقات العامة عليك دراسة الدول والشعوب التي تحتاج للتعامل معهم، ومعرفة أهم العادات التي يجب أن تحرص على استخدامها. مثال على ذلك في الفنادق اليابانية عندما يحجز شخص مسلم يتم توفير سجادة صلاة ومصحف في غرفته من باب احترام الثقافات الدينية .
ومن التعريف أيضاً نستنتج أن الإتيكيت، هو فن التعامل مع الأشخاص، أما البروتوكول كما سنتعرف لاحقاً خاص بالمعاملات السياسية.
أقرأ أيضاً عن: فن إدارة الأعمال: مفهومه ومجالاته.
الهدف من التعامل مع فن الإتيكيت؟
- يدل على التقدم الحضاري من خلال إظهار سلوك راقي ومهذب في التعامل.
- يعطي تصور عن شخصيتك وذاتك ومدى ثقافتك من خلال تصرفاتك.
- احترام الآخرين واحترام النفس الذي يزيد من الثقة عند اظهار حسن التعامل.
- زيادة المودة والألفة بين الأشخاص من خلال المحافظة على مشاعرهم.
- أهم المبادئ والقواعد عند التعامل مع فن الإتيكيت بالنسبة لمسؤول العلاقات العامة.
- المرونة في التعامل من خلال تقبل آراء الآخرين واظهار سلوك ايجابي.
- التواضع والابتعاد عن التكبر والغرور في النقاش مع الأشخاص من خلال استخدام المصطلحات والكلمات الطيبة واللينة.
- الصبر أساس العمل في العلاقات العامة من خلال تحمل ضغوط العمل واحتواء الأزمات التي قد تتعرض لها ومحاولة إيجاد حلول دون تضاعف الأزمة.
- الفطنة والذكاء من خلال إيجاد أفكار مبتكرة تساعد في تخطي العقبات التي قد تتعرض لها أثناء أداء العمل دون الرجوع للشؤون الإدارية.
- التفكير الايجابي العقلاني البعيد عن الأهواء الذاتية التي قد تعرضك لمواقف سلبية.
مبادئ فن الإتيكيت العامة
- التحدث بصوت لطيف وصوت معتدل، لا ترفع صوتك وتزعج الآخرين، علاوة على ذلك، لا تخفضه بحيث لا يفهم ما تقوله.
- الإنصات للمتحدث وعدم مقاطعة الكلام. علاوة على ذلك، الاستئذان قبل التحدث في موضوع وتوضيح رأيك.
- التواضع وإظهار المودة.
- الابتعاد عن النقاش في الأمور السياسية التي قد تخلق الشجار.
- إعطاء الأولوية للأكبر سناً عند التحدث.
- خير الكلام هو القليل وذات فائدة.
- المصداقية في المعلومات التي تطرحها والابتعاد عن الكذب.
- الالتزام بالمواعيد والوعود.
- العناية بالمظهر الخارجي والنظافة الشخصية.
- احترام العادات والتقاليد.
- عدم السخرية من الآخرين والاستهزاء بقدراتهم.
متى يمكنك التخلي عن فن الإتيكيت
- إذا تعارض مع المصالح الشخصية.
- مخالفته للشرائع الدينية والعقيدة. علاوة على ذلك مخالفة العادات والتقاليد.
- وقوع الضرر على الأشخاص وإلحاق الأذى.
- التأثير السلبي على الصحة.
البروتوكول والمراسم
مصطلح البروتوكول إنجليزي الأصل ومرادفه في اللغة العربية مصطلح المراسم ومفهوم البروتوكول هو مجموعة من القواعد الدبلوماسية والسلوك المستخدم في المواعيد الرسمية والمراسم الدولية، مثل القواعد المستخدمة في البروتوكول السياسي.
الهدف من استخدام البروتوكول في المراسم:
- استخدام الطرق المناسبة لاستقبال كبار الشخصيات والرؤساء وإظهار الاحترام.
- مخالفة القواعد الدبلوماسية الخاصة بالبروتوكول الدولي قد يعرضك للمساءلة القانونية.
- خلق علاقة وطيدة بين الدول والجهات الكبرى.
- زيادة المودة والألفة مع الدول والمؤسسات التي تربطها علاقات ومصالح مشتركة.
- القدرة على تحليل الشخصيات والتعرف على كيفية التعامل مع الشخصيات الكبرى والقدرة على كسب اهتماماتهم.
- الابتعاد عن التصرفات السلبية التي قد تهز الثقة في التعامل الدبلوماسي.
أهم القواعد المستخدمة في البرتوكول: التعامل بشكل رسمي ودبلوماسي مع الجهات العليا دون الإخلال بالقواعد التي يجب الالتزام بها، من أسلوب في التواصل والتعامل والأعمال المطلوب تأديتها. الآن سنتعرف على الفرق بين الاتيكيت والبروتوكول.
الفرق بين الاتيكيت والبروتوكول
تختلف القواعد في البرتوكول عن فن الإتكيت في مواضع وتتفق في مواضع أخرى، وذلك من حيث اجتماعهم في الهدف الأساسي، وهو اقامة علاقات ودية وتحقيق انسجام لتيسير وتسهيل المعاملات، والاختلاف بين الاتيكيت والبروتوكول أن قواعد البروتوكول يجب الالتزام بها بشكل رسمي. بالتأكيد يوجد أيضاً فرق بين الاتيكيت والبروتوكول، لكن ذكرنا بعضها.
تجاهل القواعد في البروتوكول قد تعرض الدولة إلى ضرر دبلوماسي وقد يعرضها للمخالفة، إذا ألحقت الضرر للطرف الآخر.
الخلاصة
فن الإتكيت ليس مجموعة خصائص بسيطة كما يعتقد البعض، لكنها تحتاج إلى دراسة ومتابعة، للحصول على دروس شاملة في فن الإتكيت والعلاقات العامة بشهادة معتمدة والدراسة عن بعد، يمكنك الاشتراك في دبلوم العلاقات العامة والإعلام. لمعرفة المزيد من التفاصيل حول الدبلوم، اضغط هنا.