كيف تنظم وقتك وتزيد من إنتاجيتك في العمل عن بعد

تنظيم العمل عن بعد

سواء كنت جديدًا في العمل عن بعد أو كنت تبحث عن عمل عن بعد، أو تريد أن تصبح فريلانسر، يمكن أن تساعدك هذه النصائح في الحفاظ على الإنتاجية والحفاظ على التوازن.

منذ شهر مارس سنة ٢٠٢٠ تقريباً، بدأ عدد كبير من الأشخاص العمل من المنزل، وفجأة تمامًا. لم يكن لدى المؤسسات والأفراد الوقت للاستعداد للعمل عن بعد أو التفكير في أفضل الطرق لنقل العمل إلى بيئة متصلة بالإنترنت فقط.

إذا كنت جديدًا على أسلوب حياة العمل عن بعد، سواء كان ذلك بسبب فيروس كورونا، أو لأنك تمكنت من العثور على وظيفة عن بعد. فربما وجدت أنك بحاجة إلى تغيير عاداتك وروتينك لنجاح عملك من العمل.

يجب على كل شخص يعمل عن بعد، أن يعرف متى يعمل ومكان العمل وكيفية إنشاء حدود بين العمل والحياة الشخصية. بمعنى آخر، ما هو أفضل توازن بين العمل والحياة الشخصية بالنسبة لك، وكيف يمكنك تحقيقه؟. إليك هذه النصائح لتنظيم وقت العمل عن بعد.

كيف تنظم وقتك وتزيد من إنتاجيتك في العمل عن بعد

1. وضع قائمة مهام

يعد التخطيط وإدارة الوقت من أكثر السمات المرغوبة للعاملين عن بعد. إن تحسين وقتنا واستخدامه بكفاءة هو الهدف النهائي لكل موظف يحاول التوفيق بين الإنتاجية والراحة. تتمثل إحدى الحيل الأساسية في دليل التنظيم في إنشاء قوائم المهام وتحديد أولويات المهام الموكلة إلينا. ومع ذلك، فإن ما لا يعرفه الكثير من الناس قبل الشروع في هذه العادة هو ما يجب أن تكون عليه تلك القوائم.

إذا كانت قائمة مهامك طويلة جدًا، فمن المحتمل جدًا أنك لن تتمكن من حذف كل شيء منها. لا يتعلق الأمر بإنتاجيتك، لكنك تضع معايير عالية جداً. الأمر نفسه ينطبق على الأهداف التي لا يمكن تحقيقها على المدى القصير. قم بتنظيم قائمة المهام الخاصة بك بشكل واقعي وامنح نفسك الفضل في بذل قصارى جهدك.

أخيرًا وليس آخرًا ابحث عن نظام تخطيط يناسبك، في الوقت الحاضر، هناك العديد من الأدوات التي تناسب ذوق الجميع في التخطيط: المخططات الورقية، المخططات الرقمية، تطبيقات المهام، التذكيرات. ابحث عن واحد يناسب الغرض وأسلوبك وعاداتك، وسوف يؤهلك للنجاح.

٢. تنظيم مكان عملك

عندما تعمل من سرير أو أريكة، فهذا ليس شيء جيد. سيكون من الأفضل الاهتمام بمساحتك الشخصية. من الناحية المثالية يجب أن يكون لديك مكتب مخصص للعمل حيث لن يقاطعك أحد. تأكد من أن لديك مكتباً وكرسي مريح للعمل بهما. قم بإعداد جميع الأجهزة التي تحتاجها واتصل بالإنترنت الأكثر ملاءمة وموثوقية.

4. تجنب تعدد المهام

من النصائح المهمة لتنظيم وإدارة وقت العمل عن بعد، هو تجنب تعدد المهام والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة. يهدف دماغنا إلى التركيز على شيء واحد في كل مرة ؛ لذلك، فإن دمجها مع العديد من المهام سيؤدي بلا شك إلى نتائج سيئة. سينتهي بك الأمر إلى إهدار الكثير من الوقت وعدم إنتاجية على الإطلاق. عندما تقوم بمهام متعددة، ينتقل دماغك من وظيفة إلى أخرى بسرعة، مما يقلل من إنتاجيتك، وبالتالي يؤدي إلى سوء إدارة الوقت. عندما تحاول أداء مهمتين أو أكثر في وقت واحد، يستغرق إكمال كل نشاط وقتًا أطول مما لو كنت تركز على مهمة واحدة في كل مرة.

قد تعتقد أن تعدد المهام يوفر لك الوقت، لكن تبديل المهام يستغرق 15 دقيقة على الأقل لإعادة التركيز. عندما تقوم بمهام متعددة في نشاطين أو أكثر ، يجب على عقلك أن يغير تركيزه، مما يقلل من إنتاجيتك باستمرار. ركز على مهمة واحدة في كل مرة وحرك تركيزك فقط عندما تكملها، ستكون أقل تشتتًا.

٥. التقليل من مصادر التشتيت

هل تجد أن وسائل التواصل الاجتماعي تشتت انتباهك باستمرار؟ قم بتسجيل الخروج من حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك أثناء وقت العمل، حتى لا تميل إلى استخدامها. يمكنك إزالتها من اختصارات متصفح الويب الخاص بك أو محاولة العمل على متصفح خاص أو متصفح “متخفي” حتى لا تتمكن من تسجيل الدخول التلقائي إلى أي صفحات وسائط اجتماعية.

٦. أخذ فترات راحة لتنظيم العمل عن بعد

وفقًا لإحدى الدراسات يأخذ 37٪ من الموظفين عن بعد فترات راحة، للبقاء منتجين وإدارة وقتهم على النحو الأمثل. يعد أخذ فترات راحة منتظمة أثناء العمل استراتيجية رائعة، للحفاظ على التركيز والإنتاجية طوال اليوم. ومع ذلك، يمكن للإدارة السيئة أن تعرض فعاليتها للخطر ، خاصة إذا كنت تأخذ فترات راحة كثيرة. لإدارة مستويات التوتر لديك، خذ فترات راحة منتظمة للشاشة واستراحة غداء. 

من البديهي أنه لا يمكنك القيام بمشروع كبير أو العمل في جلسة واحدة؛ تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة. بل من الأفضل أن يكون لديك وقت استراحة جيد التخطيط. يمكنك المشي، أو القيام ببعض تمارين، كل ما يساعدك على الاسترخاء والعودة إلى العمل بقوة متجددة – ولكن لا تقضي أكثر من 10 دقائق في القيام بذلك.

يمكن أن تساعدك فترات الراحة المجدولة على الابتعاد عن إغراء مغادرة مكتبك في وقت مبكر جدًا. يمكنك اختيار التوقيت الدقيق، ولكن احرص على تحقيق التوازن، لتنظيم وإدارة وقت العمل عن بعد.

٧. الموازنة بين العمل والحياة الشخصية

أخيرًا ، مفتاح النجاح للمهنيين عن بعد هو الحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة. من السهل أن تميل إلى العمل دون توقف، مما قد يؤدي إلى الإرهاق، لذا تأكد من وضع حدود واضحة تلتزم بها. تأكد من الحصول على قسط كافٍ من الراحة في إجازتك ، واقضِ الوقت مع أصدقائك وعائلتك ، واستمتع بأنشطتك المفضلة.

فريق عمل بوابة المدربين والمستشارين العرب.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *