أهم ١٠ نصائح لتنظيم العمل وزيادة الإنتاجية

نصائح لتنظيم العمل والإنتاجية

يساعدك البقاء منظمًا ومنتجًا في العمل على الحفاظ على تركيزك وإكمال المهام في الوقت المحدد. عندما تكون منظمًا ومنتجًا، يمكنك تحديد أولويات العمل والتفوق في وظيفتك، مما يساعد على تقدمك المهني ونجاحك. لديك عدة خيارات لتنظيم مسؤولياتك ومهامك حسب أسلوب عملك. في هذه المقالة، نقدم نصائح لمساعدتك على التنظيم والحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل.

أهم ١٠ نصائح لتنظيم العمل وزيادة الانتاجية

ضع في اعتبارك النصائح التالية لتنظيم العمل وزيادة الانتاجية:

حدد الأهداف

يمكن أن تساعدك الأهداف القابلة للتحقيق على الاستمرار في التركيز والإنتاجية. عندما تحدد أهدافًا محددة بخطوات وجدول زمني، يمكنك تنظيم عملك في مهام أكثر قابلية للإدارة. قم بإنشاء أهداف طويلة وقصيرة المدى، وأضف نقاط إلى التقويم الخاص بك للتأكد من استمرار المهمة.

تتبع تقدمك

للتأكد من تحقيق أهدافك في الوقت الذي حددته، يجب عليك تتبع تقدمك، يمكن أن يساعدك تتبع التقدم أيضًا في تحديد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية. على سبيل المثال، قد تلاحظ أنك تنجز المزيد في بداية الأسبوع أو في الصباح، باستخدام هذه المعلومات، يمكنك تحديد وقت العمل في أهم مهامك.

تنظيم البريد الإلكتروني

يستخدم العديد من الموظفين والعملاء البريد الإلكتروني للتواصل مع بعضهم البعض، ونتيجة لذلك، قد تجد صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك مليئًا برسائل البريد الإلكتروني. يؤدي فرز رسائل البريد الإلكتروني إلى تجنب الفوضى في بريدك الوارد ويساعدك في العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة بشكل أسرع.

قم بإنشاء مجلدات رقمية في بريدك الإلكتروني لفرز جميع رسائلك. تصنف المجلدات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في المكان المناسب. إذا كان متاحًا ، استخدم العلامات، لتعيين رسائل البريد الإلكتروني القيمة. يذكرك تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بالرد على المرسلين ويحتفظ برسائل البريد الإلكتروني المهمة في مكان واحد.

استخدم الأجندة للتنظيم

الأجندة هي أداة ممتازة لتقييم تنظيم عملك وإنتاجيتك، عند استخدام مخطط، اكتب أحداثًا معينة وتفاصيلها على مدار الأيام والأسابيع والأشهر. تبقيك هذه الإستراتيجية على دراية بالاجتماعات وتواريخ الاستحقاق القادمة في جدولك الزمني. نتيجة لذلك، من المرجح أن تحقق أهدافك وتتذكر أحداثًا معينة.

هناك أنواع عديدة من الأجندات، تحتوي بعض الأجندات على مساحة لكل يوم، في حين أن البعض الآخر يكون أسبوعيًا أو شهريًا. فكر في نوع المخطط الأنسب لك ولعملك. إذا كنت تعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك كثيرًا، ففكر في استخدام أجندة رقمية حيث تضيف أحداثًا إلى تواريخ محددة.

إنشاء قوائم المهام

قوائم المهام هي قوائم بسيطة لكنها فعالة للغاية، للمساعدة في الحفاظ على الإنتاجية طوال اليوم. استخدم قوائم المهام لتدوين المهام المهمة التي تريد إنجازها. حاول تنظيم عملك على أساس الاستعجال. على سبيل المثال، يمكنك إضافة ما تحتاج لإكماله بنهاية اليوم في أعلى قائمتك وما يمكن أن ينتظر حتى اليوم التالي باتجاه الأسفل.

ضع في اعتبارك كتابة قوائم المهام الخاصة بك على ورقة لاصقة أو في دفتر ملاحظات، عند استخدام هذا الأسلوب، فكر في طرق لتنظيم قائمة المهام الخاصة بك. على سبيل المثال، استخدم أقلام ملونة مختلفة للتمييز بين العناصر، مثل قلم أزرق لتعيين وقت اجتماع وقلم أحمر لتسمية المسؤوليات العاجلة.

قلل من مصادر الإلهاء

من الأسهل بكثير التركيز على العمل لفترات زمنية أطول في مساحة عمل منظمة. عندما تحد من عوامل الإلهاء، فإنك تحافظ على تركيزك على مهمتك الحالية. قلل من عوامل التشتيت عن طريق الحفاظ على مساحتك بسيطة ومنظمة، احتفظ بالمشتتات الشائعة، مثل هاتفك، في مكتبك أو في غرفة أخرى.

تتبع الوقت

تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة، لمعرفة ما إذا كانت هناك مناطق يمكنك فيها استخدام وقتك بشكل أفضل، عند بدء مهمة وإنهائها، ابدأ مؤقِّتك وإنهائه. ضع في اعتبارك استخدام تطبيقات حفظ الوقت لمعرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في مهام معينة. في نهاية الأسبوع، فكر في استخدامك للوقت وكيف تكون أكثر إنتاجية. على سبيل المثال، يمكنك محاولة تحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، إذا لاحظت أنه ليس لديك الكثير من الوقت لإكمال المهام الأخرى ذات الأولوية.

حافظ على بيئة نظيفة

في مكتب منظم، يمكنك العثور على المواد بسهولة، مما يجعل سير عملك أكثر اتساقًا، عندما تحافظ على بيئة نظيفة، فإنك تنشئ أيضًا مساحة عمل ذات مظهر احترافي يقدرها العملاء وزملاء العمل. يعد تنظيم مساحة العمل جزءًا أساسيًا من الحفاظ على نظافتك وتنظيمك، مرة واحدة في الأسبوع أو الشهر.١ قم بتخزين مساحة العمل الخاصة بك وإزالة أي عناصر لا تستخدمها يوميًا. تخلص من أي قوائم مهام قديمة، وأرسل العمل المكتمل بعيدًا.

من نصائح تنظيم العمل والإنتاجية (استخدم الملصقات)

الملصقات هي طريقة عملية لتنظيم ملفاتك. قم بتسمية كل ملف بوضوح، وقم بتنظيمه بالطريقة التي تناسبك. على سبيل المثال، يمكنك تنظيم ملفاتك بالترتيب الأبجدي أو حسب السنة. استخدم هذا الأسلوب للملفات الرقمية أيضًا. من الأسهل بكثير تحديد موقع الملفات والمجلدات ذات العلامات الواضحة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك دون الحاجة إلى البحث عنها لفترة طويلة.

خذ فترات راحة

تعتبر فترات الراحة طريقة مهمة للحفاظ على التركيز والحفاظ على الإنتاجية. تحافظ فترات الراحة على تحفيزك، لأنك تتجنب الإفراط في العمل بنفسك. تأكد من أخذ استراحة من مساحة العمل الخاصة بك لإعادة ضبط تركيزك تمامًا.

فريق عمل بوابة المدربين والمستشارين العرب.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.